درخواست طرح پیشنهادی

درخواست طرح پیشنهادی (RFP) سندی است که از تامین کنندگان بالقوه درخواست میکند تا طرحی را برای ارائه پیشنهادهای تجاری خود فراهم کنند. این سند اغلب از طریق فرآیند مناقصه، به وسیله آژانس یا شرکتی که علاقه مند به دریافت کالا، خدمات یا دارایی ارزشمند است ایجاد میشود.^[۱]

بررسی اجمالی[ویرایش]

چنین سندی زمانی استفاده می‌شود که درخواست طرح پیشنهادی تجاری نیاز به تخصص فنی یا قابلیت های تخصصی داشته باشد و یا در مواردی که محصول یا خدمات درخواستی هنوز وجود ندارند و در نتیجه ارائه پیشنهاد برای ایجاد هر آنچه که درخواست می‌شود ممکن است نیاز تحقیق و توسعه داشته باشد.

درخواست طرح پیشنهادی الزامات اولیه را برای ارائه کالا یا خدمات مشخص میکند و ممکن است در سطوح مختلی ساختار و قالب دقیقی را برای پاسخی که تامین کننده ارائه میدهد دیکته کند. درخواست های مؤثر معمولاً استراتژی و اهداف کوتاه‌مدت/بلندمدت تجاری را منعکس می‌کنند و بینش دقیقی را ارائه می‌دهند که بر اساس آن تأمین‌کنندگان قادر خواهند بود دیدگاهی مشابه ارائه دهند.^[۲]

در این زمینه، دو نمونه درخواست‌ مشابه نیز وجود دارد. درخواست قیمت‌گذاری (RFQ) که به موجب آن مشتری ممکن است فصرفا به دنبال قیمت‌گذاری کالا یا خدمات باشد و درخواست اطلاعات (RFI) که در آن مشتری قبل از ارسال RFP به اطلاعات بیشتری از فروشندگان نیاز دارد. درخواست طرح پیشنهادی یا درخواست قیمت گذاری معمولا به دنبال درخواست اطلاعات ارائه میشوند.^[۳]

در اصل، درخواست طرح پیشنهادی:

به تامین کنندگان اطلاع می دهد که سازمانی قصد خرید دارد و آنها را تشویق می کند تا نهایت تلاش خود را به کار گیرند.
شرکت را ملزم می کند که پیشنهاد خود را برای خرید مشخص کند. اگر تحلیل نیازمندی ها به درستی انجام شده باشد، می تواند به راحتی در سند درخواست گنجانده شود.
به تامین کنندگان هشدار می دهد که فرآیند انتخاب فرآیندی رقابتی است.
امکان توزیع و پاسخگویی گسترده را فراهم می کند.
اطمینان حاصل می کند که تامین کنندگان به طور واقعی به نیازمندی های شناسایی شده پاسخ می دهند.
به طور کلی باید به نحوی باشد که از یک روش ارزیابی و انتخاب ساختار یافته پیروی کند، به طوری که یک سازمان بتواند انصاف و بی طرفی خود را نشان دهد، عاملی که در تدارکات بخش عمومی نقشی حیاتی دارد.

مشخصات فنی[ویرایش]

یک RFP معمولاً شامل مواردی بیش از درخواست قیمت می شود که عبارتند از: انتخاب موارد مورد نیاز برای انجام پروژه، جدول زمانی پروژه، قالب مورد استفاده برای کل بسته RFP و گرفتن تاییدیه برای قالب بسته RFI. سایر اطلاعات درخواستی نیز ممکن است شامل این موارد باشد: اطلاعات اولیه و تاریخچه شرکت، اطلاعات مالی (که شرکت می تواند بدون خطر ورشکستگی آنها را ارائه دهد)، قابلیت فنی (که در تامین عمده خدمات به کار گرفته میشوند. مثلا در شرایطی که موارد مورد نیاز از قبل ایجاد نشده اند یا می توان آنها را از طریق قابلیت های فنی مختلف تامین نمود)، اطلاعات محصول یا خدمات مانند موجودی انبار و زمان تخمینی اتمام پروژه و در آخر، بازخورد و نظر مشتریان که برای تعیین میزان شایستگی و کارایی شرکت عامل مهمی محسوب میشود.

RFP ها اغلب شامل مشخصات محصول، پروژه یا خدماتی هستند که برای آن یک پیشنهاد تجاری درخواست شده است. ویژگی های این طرح پیشنهادی هرچه با جزئیات بیشتری مطرح شوند، طرح دقیق تری ارائه خواهد شد. به طور کلی RFP ها برای یک تامین کننده یا گروهی از فروشندگان مورد تایید ارسال می شوند.

مناقصه گران طرح پیشنهادی ارائه شده را بررسی می کنند و در تاریخ و زمان معینی آن را به تامین کننده برمیگردانند. بسته به شرایط RFP اولیه، ممکن است پیشنهادهای دیرهنگام مورد یررسی قرار نگیرند. طرح های پیشنهادی تعیین میکنند که یک تامین کننده، فروشنده یا شریک سازمانی شایستگی و کارایی لازم را دارد یا خیر. سازمان‌ها معمولاً فروشندگان را طی یک فرآیند دقیق غربالگری مورد بررسی قرار میدهند تا فهرستی از فروشندگانی را که باید برای دورهای بعدی مذاکره دعوت شوند بدست آورند. این فرآیند غربالگری می‌تواند براساس مدل‌های امتیازدهی به فروشنده باشد یا بر اساس بحث‌ و بررسی های داخلی و درون سازمانی خریدار. طرح های پیشنهادی ممکن است به بحث گذاشته شوند (اغلب برای روشن شدن قابلیت های فنی یا بررسی اشتباهات موجود در طرح پیشنهادی و یا در بسیاری موارد برای مذاکره بر سر قیمت). در بیشتر موارد، ممکن است فقط از مناقصه گران منتخب برای شرکت در مناقصه های بعدی دعوت شود یا خواسته شود که بهترین پیشنهاد فنی و مالی خود را ارائه دهند. این پیشنهادات معمولاً بهترین پیشنهاد نهایی (BAFO) نامیده میشوند و طرح پیشنهادی بعد از آن را که تغییراتی دارد بهترین پیشنهاد نهایی اصلاح شده (BARFO) نامیده میشود.

هنگامی که هر دو طرف، یعنی سازمان خریدار و سازمان فروشنده، در مورد شرایط و ضوابط فنی و تجاری پیشنهاد توافق کردند، می توانند به مراحل بعدی مانند امضای قرارداد، بیانیه کاری که معاملات خرید را رسمی می کند، بروند.